ACTIVIDAD 2. ORGANIMETRIA

1.- DEFINICIÓN. OBJETIVO. UTILIDAD.

A) Definición.

La "Organimetría" es una palabra compuesta de dos elementos: la organización, del latín Organon, órgano elemento de un sistema y sistema en sí mismo; y del griego "metría", que significa medida.

Por lo tanto la Organimetría es la "medición de o de los sistemas". Pero esta medición está basada en la dimensión de la organización, y el grado de complejidad de ésta. La Organimetría es el conjunto de técnicas para representar las organizaciones y sus relaciones formales.

En base a las consideraciones expuestas, podemos definir el Organigrama, como una representación gráfica o esquemática de la estructura orgánica de una empresa u organización, o de una de sus áreas o unidades administrativas y los puestos que posee. Esta refleja de forma organizada los departamentos que la componen así como los cargos que se desempeñan en esta; es entonces, un modelo abstracto y sistemático que permite obtener una idea uniforme y sintética de la estructura formal de una empresa u organización.

La representación gráfica se realiza, mediante el uso de elementos geométricos, en forma esquemática, los cuales representan las estructuras departamentales y, en algunos casos, las personas que las dirigen, esquematizando las relaciones jerárquicas y competenciales de vigor en la organización.

Estos instrumentos de la organización administrativa desempeñan un papel informativo al permitir que los integrantes de la organización y de las personas vinculadas a ella conozcan, a nivel global, sus características generales y son un instrumento para el análisis estructural al poner de relieve, con la eficacia propia de las representaciones gráficas, las particularidades esenciales de la organización representada.

Los organigramas, en su forma más simple, únicamente muestran las unidades y relaciones funcionales. En un estado más complejo, pueden añadirse el titular del puesto de trabajo u oficina, las responsabilidades principales, los comités, e incluso las relaciones de comunicación. Sin embargo son tan grandes y complejas que en tales organigramas pueden verse únicamente puestos claves o segmentos de la organización. Facilitan el análisis y mejoramiento de la organización, los servicios que brinda, mejorar las relaciones entre los cargos y jerarquías, adicional a ello brinda información para otros procesos de gestión.

A través de los Organigramas, también se pueden graficar las distintas operaciones de las que se compone un procedimiento, estableciendo su secuencia cronológica, clasificado mediante símbolos según la naturaleza de cada cual, estos símbolos conjuntamente con la explicaciones expresan secuencialmente los paso de un proceso que se puedan comprender.

B) Objetivo:

Los organigramas constituyen un instrumento que permite representar y transmitir en forma gráfica y objetiva la composición de una organización. En consecuencia, a través de un organigrama se da a conocer en forma precisa el lugar que le corresponde a cada puesto, muestra quienes están en un nivel superior y que puestos están debajo de los niveles superior, además facilita a los nuevos empleados el contacto la estructura masiva.

B) Utilidad:

Los organigramas son la representación gráfica de la estructura orgánica de una empresa u organización que refleja, en forma esquemática, la posición de las áreas que la integran, sus niveles jerárquicos, líneas de autoridad y de asesoría.

La utilidad del organigrama seria la siguiente:

· Para la dirección

Facilita el conocimiento de las áreas y canales donde se desarrollan relaciones con las otras unidades que integra la organización.

· Para el personal

Permite a los trabajadores en general, conocer la ubicación o puesto de su función dentro de la organización según su jerarquía.

· Para el Público

Tener una visión global de la estructura organizativa y posible funcionamiento de la organización.

· Para el área de organización y sistemas

Para reflejar la estructura y velar por su permanente visión y actualización dando utilidad a pequeña y medianas empresas, generalmente en la unidad de personal que asume esta función la misma se da a conocer a todas las compañías a través de los manuales de organización.

· Para el área de la ciencia de la administración

Sirve de asistencia y orientación de todas las unidades administrativas de la empresa al reflejar la estructura organizativa y sus características gráficas.

· Para el área de administración de personal

El personal que trabaja en esta área necesita de la capacitación de este instrumento para los estudios de descripción y análisis de cargo, para los planes de administración de sueldos y salarios, como también para actualización de los sistemas del personal de esta forma los que trabajen en esta área puedan mantener en el sistema un mejor control y manejo de las exigencias dentro de la organización.

· Otras.

Descubrir y eliminar fallas y defectos de la organización.

Reflejar todos los cambios organizativos.

Ventajas:

· Los autores están en la obligación de aclarar sus ideas debe aplicarse a simple vista la estructura general y las relaciones del trabajo en la compañía de una forma más rápida y clara de la que se haría de una forma descrita.

· Muestra quien depende de quién mostrando alguna de las peculiaridades importantes de la estructura de una organización de la compañía y sus puntos fuertes y débiles.

· Sirviendo también como historia de los cambios, instrumentos de enseñanzas y medios de información al público en general.

· Son apropiados para lograr que los principios de la organización operen.

· Indican tanto a los administradores como a personal nueva información de cómo integrarse a la organización.

Desventajas:

No señalan el grado de autoridad disponible a los distintos niveles aunque estas serían posibles construirlas o formarlas con líneas de diferentes intensidades para indicar los diferentes grados de autoridad, esta realidad no se puede someter a formas de medición si dibujan las distintas líneas indicativas de relaciones informales de canales de información, el organigrama sería tan complejo que perdería su utilidad.

Muestran solamente las relaciones formales de autoridad dejando por fueras muchas relaciones informales significativas y las relaciones de información.

Con frecuencia indica la organización tal como debería de ser o como es en realidad. Algunos administradores descuidan actualizarlos, olvidándose que la organización es dinámica y permite que los organigramas se vuelvan obsoletos, con esto pueden conseguir que el personal confunda las relaciones de autoridad con el estatus

2.- TIPOS DE ORGANIGRAMAS.

Los organigramas se diferencian entre sí por las características de la organización que presentan. Por ello pueden mencionarse varios tipos tomando en cuenta una serie de criterios y factores con fines únicamente didácticos.

A) Según su Finalidad.

· Organigrama Informativo:

Es aquel en cual se señala los departamentos que componen la empresa de manera general, sin abundar mucho de los departamentos internos y cargos.

· Organigrama Formal:

Son aquellos que representan un ejemplo del funcionamiento de la empresa de forma planifica, y para su circulación requiere de la firma o aprobación del encargado de la misma.

· Organigrama Analítico:

Es aquel que brinda un panorama general de la empresa. Este incluye de forma detallada los funcionamientos, distribuciones, presupuestos, etc. de la organización.

· Organigrama Informal:

Es aquel organigrama que aún no cuenta con la aprobación para su circulación.

B) Según su Naturaleza.

· Organigrama Microadministrativo:

Es aquel al que pertenece una organización, y entes se mencionan algunos departamentos que la conforman.

· Organigrama Macroadministrativo:

Es aquel que está compuesto por una o más organizaciones con sus respectivas áreas.

· Organigrama Mesoadministrativo:

Es aquella compuesta por varias organizaciones que se desarrollan en la misma área.

C) Según su Contenido.

· Organigrama Integral:

Es aquel que muestra la todas los departamentos administrativos que componen la empresa, así como también su jerarquía.

· Organigrama Funcional:

Es aquel que muestra las funciones referentes a cada departamento de la empresa. Es utilizado como material de capacitación a los nuevos empleados.

· Organigrama de Puestos:

Es aquel que muestra las plazas disponibles en un departamento determinado.

C) Según su Ámbito.

· Organigrama General:

Es aquel que contienen informaciones generales de la organización de forma jerárquica.

· Organigrama Específico:

Es aquel que de forma particular muestra la estructura de un departamento determinado. En el ejemplo, tenemos específicamente el organigrama del Departamento de Ventas.

D) Según su Disposición Gráfica.

· Organigrama Vertical:

Es aquel que presenta las ramificaciones de abajo hacia arriba. Siendo la parte superior el punto de inicio y de donde se disgregan las demás apartados o posiciones.

En los organigramas verticales, cada puesto subordinado a otro se representa por cuadros en un nivel inferior, ligados a aquel por líneas que representan la comunicación de responsabilidad y autoridad. De cada cuadro del segundo nivel se sacan líneas que indican la comunicación de autoridad y responsabilidad a los puestos que dependen de él y así sucesivamente. Algunos autores acostumbran poner al margen, en la altura correspondiente, la clase de nivel administrativo: alta administración, administración intermedia, administración inferior. A veces separan estos niveles jerárquicos con líneas punteadas.

Ventajas:

Son los más usadas y, por lo mismo, fácilmente comprendidos.

Indicar en forma objetiva las jerarquías del personal.

Desventajas:

Se produce el llamado “efecto de triangulación” el cual es que después de dos niveles, es muy difícil indicar los puestos inferiores, para lo que se requeriría hacerse organigramas muy alargados.

· Organigrama Horizontal:

Es aquel en que las posiciones se ubican de izquierda a derecha, colocando al principal en el extremo izquierdo.

Representan los mismos elementos del organigrama anterior y en la misma forma, sólo que comenzando el nivel máximo jerárquico a la izquierda y haciéndose los demás niveles sucesivamente hacia la derecha.

Ventajas:

Siguen la forma normal en que acostumbramos leer.

Disminuyen en forma muy considerable el efecto de triangulación.

Indican mejor la longitud de los niveles por donde pasa la autoridad formal.

Desventajas:

Son pocos usados en prácticas, y muchas veces, aun pudiendo hacerse una sola carta de toda la organización, resultan los nombres de los jefes demasiado apiñados y, por lo tanto, poco claros.

· Organigrama Circular:

Es aquel en que de forma jerárquica organiza partiendo desde el centro las posiciones o departamentos de una organización.

Formados por un cuadro central, que corresponde a la autoridad máxima en la empresa, a cuyo derredor se trazan círculos concéntricos, cada uno de los cuales constituye un nivel de organización.

Señalan muy bien, forzando a ello, la importancia de los niveles jerárquicos.

Eliminan, o disminuyen al menos, la idea del status más alto o más bajo.

Permiten colocar mayor número de puestos en el mismo nivel.

· Organigrama Mixto:

Es aquel compuesto por una mezcla de los dos anteriores. Es comúnmente utilizado para representar aquellas organizaciones que poseen un amplio número de departamentos.

· Organigrama de Bloque:

Es similar al organigrama vertical. Lo peculiar de éste es que es capaz de integrar la información de forma más condensada y resumida.

· Organigrama Escalar:

Señala con distintas sangrías en el margen izquierdo los distintos niveles jerárquicos, ayudándose de líneas que señalan dichos márgenes.

Ventajas:

Pueden usarse, para mayor claridad, distintos tipos de letras.

Desventajas:

Estos organigramas son poco usados todavía, y aunque resultan muy sencillos, carecen de la fuerza objetiva de aquellos que encierran cada nombre dentro de un cuadro, para destacar adecuadamente.

3.- SÍMBOLOS Y REFERENCIAS CONVENCIONALES DE MAYOR USO EN UN ORGANIGRAMA.

Líneas llenas:

Las líneas llenas verticales indican autoridad sobre las horizontales señalan especialización y correlación, cuando la línea llena cae sobre la parte media y encima del recuadro indica mando, cuando la línea llena se coloca a los lados de la figura geométrica indica relación de apoyo.

Líneas llenas sin interrupciones:

Son aquellas que indican autoridad formal, relación de líneas o mando comunicación y la guía jerárquica

Las líneas llenas verticales indican autoridad sobre.

Las horizontales señalan especialización y correlación.

Cuando la línea llena cae sobre la parte media y encima del recuadro indica mando.

Cuando la línea llena se coloca a los lados de la figura geométrica indica relación de apoyo.

Líneas de puntos o discontinuas: 

Son aquellas que indican relación de coordinación y relaciones formales

Figura Geométrica con un recuadro: 

Indica condición especial o autónoma.

Se puede destacar una unidad para llamar la atención. Para ello se utiliza medio recuadro, bastante coloreado, para cada unidad que se vaya a resaltar.

Las líneas con forma de zigzag al final y una flecha: 

Indican continuación de la estructura

Los círculos: 

Colocados en espacios especiales del organigrama y que poseen un número en su interior, indica un comité en el que participan todas las unidades señaladas con el mismo número.

Las figuras geométricas con un recuadro indican condición especial o autónoma, se puede destacar una unida para llamar la atención para ello se utiliza medio recuadro muy colorido para cada unidad que se vaya a resaltar.

4.- Criterios para la elaboración de un Organigramas.

Se conocen cinco pasos básicos que se han de seguir en el procedimiento para la elaboración de los organigramas:

Autorización y apoyo de los niveles superiores:

La unidad encargada de elaborar los organigramas, podrá intervenir por propia iniciativa, a petición de parte o por órdenes superiores; sin embargo, la autorización que debe obtenerse de los niveles superiores representa el punto de partida de este procedimiento.

Recopilación de la información:

Deberá especificarse la información básica que se requiere y seguidamente establecerse los medios para su acopio, identificando sus fuentes.

Clasificación y registro de la información:

Este paso es de vital importancia ya que es la instancia en la que organiza, clasifica y selecciona la información recopilada, de forma tal que los posteriores pasos encuentren dicha observación adecuadamente presentada y concentrada para lo cual deberán elaborarse formatos que permitan su manejo ágil y claro.

Análisis de la información:

La información que ha sido recopilada, clasificada y registrada, deberá someterse a un análisis para detectar, entre otros aspectos, posibles lagunas y contradicciones en la misma. Antes de dar una interpretación personal aclaratoria, deberá buscarse la confirmación de los datos que así lo requieran, por parte de los responsables de las áreas sometidas a estudio.

Diseño del organigrama:

Los elementos gráficos que se utilizan para representar a las unidades que componen la estructura orgánica, así como las relaciones existentes entre ellos, son: Figuras para representar los órganos. Líneas de conexión para indicar las relaciones existentes entre ellos. El elemento gráfico esencial en el diseño del organigrama son las líneas de conexión, ya que representan las relaciones entre los órganos y la naturaleza de éstas.

Los requisitos para realizar un organigrama son:

- Un elemento (figuras).

- La estructura de la organización (relación o subordinación existente entre las unidades organizativas).

- Los aspectos más importantes de la organización.

- Las funciones.

- Las relaciones entre las unidades estructurales.

- Los puntos de mayor y aun los de menor importancia.

- Las comunicaciones y sus vías (forma en como establecer las comunicaciones).

- Los niveles de autoridad y su relatividad dentro de la organización

- Las unidades de categoría especial.

- Técnicas para su elaboración.

- Las casillas deben ser rectangulares.

- Las líneas de nivel son siempre horizontales.

- A las unidades de mando, las líneas de mando les crean siempre en forma vertical, por el lado superior del rectángulo.

Las líneas de mando deben caer siempre en forma vertical sobre el órgano inmediato que va a recibir las órdenes del anterior.

Para los organigramas consultivos la línea que indica su relación de dependencia, es horizontal, tomándose por los lados menores del rectángulo

Al construir un organigrama se debe tener en cuenta lo siguiente:

- Delimitar las unidades o dependencia

- Señalar las formas más completas de las relaciones existentes

- Escribir correctamente el nombre de las unidades o dependencias y en caso de utilizar abreviaturas, indicarlo completamente al pie del grafico

- Señalar mediante las técnicas de elaboración las relaciones.

Al momento de desarrollar un organigrama, es preciso tomar en cuenta el tipo de letra o tipografía que rige la empresa, los colores y formas, desarrollo del contenido, el desarrollo de un mapa informativo que ayude a la elaboración del organigrama, etc.