ACTIVIDAD 6. DIAGRAMACIÓN

DIAGRAMACIÓN

DEFINICIÓN Y OBJETIVOS DE DIAGRAMA DE FLUJO.

Se denomina diagrama de flujo a una representación gráfica de distintos procedimientos lógicos que tiene como finalidad brindar una simplificación y comprensión de éstos, representan una secuencia de rutinas simples, y su interacción de las distintas etapas de un procedimiento. 

Con ella, se indica la secuencia de un proceso, las unidades involucradas y los responsables de su ejecución, es decir, viene a ser la representación simbólica o pictórica de un procedimiento administrativo.

También se puede definir como una representación gráfica que desglosa un proceso en cualquier tipo de actividad a desarrollarse tanto en empresas industriales o de servicios y en sus departamentos, secciones u áreas de su estructura organizativa.

Otras definiciones importantes:

Según Gómez Cejas, Guillermo. Año 1997; El Flujograma o Fluxograma, es un diagrama que expresa gráficamente las distintas operaciones que componen un procedimiento o parte de este, estableciendo su secuencia cronológica. Según su formato o propósito, puede contener información adicional sobre el método de ejecución de las operaciones, el itinerario de las personas, las formas, la distancia recorrida el tiempo empleado, etc. 

Según Chiavenato Idalberto. Año 1993; El Flujograma o Diagrama de Flujo, es una gráfica que representa el flujo o la secuencia de rutinas simples. Tiene la ventaja de indicar la secuencia del proceso en cuestión, las unidades involucradas y los responsables de su ejecución.

Según Gómez Rondón Francisco. Año 1.995; El Flujograma o Diagrama de Flujo, es la representación simbólica o pictórica de un procedimiento administrativo.

Su comprensión y utilización puede ser de enorme utilidad en cualquier área técnica que busque tener un reflejo pertinente de alguna secuencia lógica.

Los diagramas de flujos existen desde hace muchos años y su utilización coincide con el desarrollo de la tecnología como una introducción crítica para el incremento de la producción en cualquier sector que se considere.

Objetivos.

Representar gráficamente las distintas etapas de un proceso y sus interacciones, para facilitar la comprensión de su funcionamiento. Es útil para analizar el proceso actual, proponer mejoras, conocer los clientes y proveedores de cada fase,representar los controles, etc., por ello, todo Diagrama de Flujo debe:

• Facilitar la obtención de una visión transparente del proceso, mejorando su comprensión. 
• Permitir definir los límites de un proceso. 
• Facilita la identificación de los clientes, es más sencillo determinar sus necesidades y ajustar el proceso hacia la satisfacción de sus necesidades y expectativas.
• Estimular el pensamiento analítico en el momento de estudiar un proceso, haciendo más factible generar alternativas útiles.
• Proporcionar un método de comunicación más eficaz, al introducir un lenguaje común, si bien es cierto que para ello se hace preciso la capacitación de aquellas personas que entrarán en contacto con la diagramación.
• Ayudar a establecer el valor agregado de cada una de las actividades que componen el proceso.
• Constituir una excelente referencia para establecer mecanismos de control y medición de los procesos, así como de los objetivos concretos para las distintas operaciones llevadas a cabo.
• Facilitar el estudio y aplicación de acciones que redunden en la mejora de las variables tiempo y costes de actividad e incidir, por consiguiente, en la mejora de la eficacia y la eficiencia.
• Constituir el punto de comienzo indispensable para acciones de mejora, rediseño o reingeniería.

Ventajas de los Diagramas de Flujo.

• Ayuda a comprender un proceso o varios simultáneamente a través de un dibujo representado por figuras geométricas. El cerebro humano procesa con facilidad los dibujos. Un buen diagrama de flujo es como un resumen de varias páginas de texto. 
• Permiten identificar con mayor facilidad los problemas y las oportunidades de mejora en cada uno de los procesos representados. Se identifican los pasos redundantes, los flujos de los procesos, los conflictos de autoridad, las responsabilidades, los cuellos de botella, y los puntos de decisión. 
• Muestran la relación cliente-proveedor y las transacciones que en ellas se realizan, facilitando a los empleados el análisis de las mismas. 
• Son una excelente herramienta para capacitar a los nuevos empleados y también a los que desarrollan la tarea, cuando se realizan mejoras en el proceso. 

Desventajas de los Flujogramas.

• Diagramas complejos y detallados suelen ser laboriosos en su planteamiento y diseño. 
• Acciones a seguir tras la salida de un símbolo de decisión, pueden ser difíciles de seguir si existen diferentes caminos . 
• No existen normas fijas para la elaboración de los diagramas de flujo que permitan incluir todos los detalles que el usuario desee introducir.

Ejemplo de un Diagrama de un proceso.

TIPOS Y CARACTERÍSTICAS DE DIAGRAMAS DE FLUJO.

Existen varios tipos de flujogramas que pueden emplearse, y sus características son las siguientes:

Según la Dirección del flujo y la secuencia, pueden ser: 

• Diagrama de Formato vertical: En él, el flujo y la secuencia de las operaciones, va de arriba hacia abajo. Es una lista ordenada de las operaciones de un proceso con toda la información que se considere necesaria, según su propósito.
• Diagrama de Formato horizontal: En él, el flujo o la secuencia de las operaciones, va de izquierda a derecha.
• Diagrama de Formato panorámico: El proceso entero está representado en una sola carta y puede apreciarse de una sola mirada mucho más rápido que leyendo el texto, lo que facilita su comprensión, aun para personas no familiarizadas. Registra no solo en línea vertical, sino también horizontal, distintas acciones simultáneas y la participación de más de un puesto o departamento que el formato vertical no registra.
• Diagrama de Formato Arquitectónico: Describe el itinerario de ruta de una forma o persona sobre el plano arquitectónico del área de trabajo. El primero de los flujogramas es eminentemente descriptivo, mientras que los utilizados son fundamentalmente representativos.

Según su nivel, pueden ser: 

• Flujograma de primer nivel o de dirección descendente. Un flujograma de primer nivel muestra los pasos principales de un proceso y puede incluir tambièn los resultados intermedios de cada paso (el producto o servicio que se produce) y los subpasos correspondientes. Este tipo de flujograma se usa por lo general para obtener un panorama básico del proceso e identificar los cambios que se producen en el proceso. Es sumamente útil para identificar los miembros correctos para el equipo (aquellas personas que participan en el proceso) y para elaborar indicadores para observar y seguir el proceso por su concentración en los resultados intermedios.

La mayoría de los procesos pueden graficarse en 4 ó 5 recuadros que representan los principales pasos o actividades del proceso. En realidad, es buena idea usar solamente 4 ó 5 recuadros, porque no obliga a tener en cuenta los pasos más importantes. Los demás pasos son normalmente subpasos de los más importantes.

• Flujograma de segundo nivel o detallado. Un flujograma detallado indica los pasos o actividades de un proceso e incluye, por ejemplo, puntos de decisión, períodos de espera, tareas que se tienen que volver a hacer con frecuencia (repetición de tareas o tareas duplicadas) y ciclos de retroalimentación. Este tipo de diagrama de flujo es útil para examinar áreas del proceso en forma detallada y para buscar problemas o aspectos ineficientes.

• Flujograma de ejecución o matriz. Un flujograma de ejecución representa en forma gráfica el proceso en términos de quién se ocupa de realizar los pasos. Tiene forma de matriz e ilustra los diversos participantes y el flujo de pasos entre esos participantes. Es muy útil para identificar quién proporciona los insumos o servicios a quién, así como aquellas áreas en las que algunas personas pueden estar ocupándose de las mismas tareas.

Según su propósito:

De Forma: Se ocupa fundamentalmente de una forma con muy pocas o ninguna descripción de las operaciones. Presenta la secuencia de cada una de las operaciones o pasos por los que atraviesa una forma en sus diferentes copias, a través de los diversos puestos y departamentos, desde que se origina hasta que se archiva. Retrata la distribución de múltiples copias de formas a un número de individuos diferentes o a unidades de la organización.

Las formas pueden representarse por símbolos, por dibujos o fotografías reducidas o por palabras descriptivas. Se usa el formato horizontal. Se retrata o se designa la forma en el lado izquierdo de la gráfica, se sigue su curso al proceso de progresión horizontal, cruzando las diferentes columnas asignadas a las unidades de la organización o a los individuos.

• De labores: Indica el flujo o secuencia de las operaciones, así como quién o en donde se realiza y en qué consiste ésta.

• De método: Muestra la secuencia de operaciones, la persona que las realiza y la manera de hacerlas.

• Analítico: Describe no sólo el procedimiento quién lo hace, y cómo hacer cada operación, sino para qué sirven.

• De espacio: Indica el espacio por el que se desplaza una forma o una persona.

• Combinados: Presenta una combinación de dos o más flujogramas de las clases anteriores. Se usa el flujograma de formato vertical para combinar labores, métodos y análisis (qué se hace, cómo se hace, para qué se hace). 

Se usa el formato panorámico para combinar varias formas y labores de varios
puestos o departamentos.

Un diagrama de flujo para ser efectivo, tendrá las siguientes características a conocer:

• Sintética: La representación que se haga de un sistema o un proceso deberá quedar resumida en pocas hojas, de preferencia en una sola.   Los diagramas extensivos dificultan su comprensión y asimilación, por tanto, dejan de ser prácticos.

• Simbolizada: La aplicación de la simbología adecuada a los diagramas de sistemas y procedimientos evita anotaciones excesivas, repetitivas y confusas en su interpretación. La razón primordial para el empleo de símbolos es que éstos estandarizan las actividades, “encasillándolas” en grupos compactos de actividades similares.

TÉCNICAS PARA FORMULAR DIAGRAMAS.

Primero que todo, tenemos que aclarar que, a pesar de que existe un estándar de lenguaje universal, la simbología de los diagramas de flujo puede variar, de país a país, empresa a empresa o incluso de persona a persona, lo importante es conocer el significado de cada uno.

Los pasos a seguir para construir el diagrama de flujo son: 

• Establecer el alcance del proceso a describir. De esta manera quedará fijado el comienzo y el final del diagrama. Frecuentemente el comienzo es la salida del proceso previo y el final la entrada al proceso siguiente. 
• Identificar y listar las principales actividades/subprocesos que están incluidos en el proceso a describir y su orden cronológico. 
• Si el nivel de detalle definido incluye actividades menores, listarlas también. 
• Identificar y listar los puntos de decisión. 
• Construir el diagrama respetando la secuencia cronológica y asignando los correspondientes símbolos. 
• Asignar un título al diagrama y verificar que esté completo y describa con exactitud el proceso elegido.

Criterios para el diseño de los diagramas de flujo

Al momento de elaborar un diagrama de flujo deben considerarse los siguientes criterios:

Encabezado del diagrama de flujo, este debe contener la siguiente información:

• Nombre de la institución.
• Título, o sea diagrama de flujo.
• Denominación del proceso o procedimiento.
• Denominación del sector responsable del procedimiento.
• Fecha de elaboración.
• Nombre del analista que realizó el trabajo.
• Nombres y abreviaturas de los documentos utilizados en el proceso o procedimiento y de los responsables.
• Simbología utilizada y su significado.

Estructura del diagrama de flujo, deben seguirse estas recomendaciones:

• Debe de indicarse claramente dónde inicia y dónde termina el diagrama.
• Las líneas deben ser verticales u horizontales, nunca diagonales.
• No cruzar las líneas de flujo empleando los conectores adecuados sin hacer uso excesivo de ellos.
• No fraccionar el diagrama con el uso excesivo de conectores.
• Solo debe llegar una sola línea de flujo a un símbolo. Pero pueden llegar muchas líneas de flujo a otras líneas.
• Las líneas de flujo deben de entrar a un símbolo por la parte superior y/o izquierda y salir de él por la parte inferior y/o derecha.
• En el caso de que el diagrama sobrepase una página, enumerar y emplear los conectores correspondientes.
• Todo texto escrito dentro de un símbolo debe ser legible, preciso, evitando el uso de muchas palabras.
• Todos los símbolos tienen una línea de entrada y una de salida, a excepción del símbolo inicial y final.
• Solo los símbolos de decisión pueden y deben tener más de una línea de flujo de salida.
• Cada casilla de actividad debe indicar un responsable de ejecución de dicha actividad.
• Cada flecha representa el flujo de una información.

Descripción narrativa del diagrama de flujo, en ella debe considerase:

• Describir los pasos del procedimiento especificando quién hace, cómo hace, cuando hace y dónde hace cada paso. Esta es la parte más importante y útil para el personal de ejecución de una institución, pues para recordar los pasos de un procedimiento, puede hacerlo leyendo una o dos páginas del diagrama, sin tener que volver a leer el manual de procedimientos completo.
• Deben utilizarse frases cortas, pero completas.
• Las frases deben comenzar con un verbo en tercera persona del singular, del tiempo presente indicativo. Por ejemplo: Recibe, Controla, Remite, Archiva, etc.
• Deben evitarse, en lo posible, los términos técnicos y/o que puedan tener más de una interpretación: usar en todos los casos términos sencillos y uniformes para que el personal que tenga que utilizarlo pueda entender con mayor facilidad el significado de su contenido.

MODELAJES DE PROCESO ACTUALES. 

El modelaje es una técnica efectiva para entender y comunicar una situación real en cualquier disciplina. Por su parte, el modelaje de procesos actuales es una técnica que permite visualizar, analizar, entender, y lo más importante aún, comunicar, los procesos de un sistema de interés para la organización.

A continuación y para finalizar, presentamos las ventajas del modelaje de procesos actuales:

• Enfocar las características más importantes de un sistema, ignorando las irrelevantes.
• Discutir cambios y correcciones de los procesos, a bajo costo y mínimo riesgo.
• Conocer los procesos de un sistema, la interrelación entre ellos y el entorno de cada uno.
• Servir de documentación y guía de procesos complejos.