ACTIVIDAD 4. NORMALIZACIÓN.

NORMALIZACIÓN: NORMAS ISO.

La nacionalización o estandarizan es el proceso de elaboración, aplicación y mejora de las normas que se aplican a distintas actividades científicas, industriales o económicas con el fin de ordenarlas y mejorarlas. 

La Organización Internacional de Estandarización, con sede en Ginebra, es una federación de organismos nacionales entre los que se incluyen AENOR en España, DIN en Alemania, AFNOR en Francia.

Según la ISO, la Nacionalización es la actividad que tiene por objeto establecer, ante problemas reales o potenciales, disposiciones destinadas a usos comunes y repetidos, con el fin de obtener un nivel de ordenamiento óptimo en un contexto dado, que puede ser tecnológico, político o económico.

La normalización persigue fundamentalmente tres objetivos:

• Simplificación: Se trata de reducir los modelos quedándose únicamente con los más necesarios. 
• Unificación: Para permitir la intercambiabilidad a nivel internacional. 
• Especificación: Se persigue evitar errores de identificación creando un lenguaje claro y preciso.

1.- NORMAS ISO:

La Organización Internacional de Normalización (ISO) define las normas como:

“... acuerdos documentados que contienen especificaciones técnicas y otros criterios precisos para su uso consecuente como reglas, directrices o definiciones, con el objetivo de asegurar que los materiales, productos, procesos y servicios sean apropiados a su fin (ISO, 1996).

El instrumento fundamental para lleva a cabo estas políticas, es la creación de una nueva estructura organizativa a nivel internacional, cuyo fin principal es la adopción de la cultura empresarial dedicada al cumplimiento de la normalización y su finalidad es la de homogenizar la producción, para hacer de los estándares de calidad una filosofía en todas las organizaciones productivas.

Entre las normas ISO más utilizadas se encuentran las referentes a las medidas de papel (ISO 216, que contempla los tamaños DIN—A4, DIN—A3, etc.), los nombres de lenguas (ISO 639), los sistemas de calidad (ISO 9000, 9001 y 9004), de gestión medioambiental (ISO 14000), ISO/IEC 80000 para signos y símbolos matemáticos y magnitudes del sistema internacional de unidades, etcétera. Otras curiosas son la ISO 5775 para marcar los neumáticos y las llantas de bicicleta, ISO 9660 para sistemas de archivos de CD—ROM e ISO 7810 para definir el estándar internacional de las tarjetas de identificación electrónica tipo Visa.

Normas ISO con mayor certificación a nivel internacional, son las siguientes:

–ISO 9001: Trata de los Requisitos de los Sistemas de Gestión de Calidad. Es de las más famosas e implantadas en las empresas. Con ella se consigue demostrar que la organización está trabajando en base a su cliente y cumple con las condiciones establecidas en base a una mejora en la satisfacción de cliente.

– ISO 9000: Como complemento a la 9001, esta norma da definiciones y trata de mantener un lenguaje estandarizado para el Sistema de Gestión de Calidad, y el establecimiento de fundamentos para el mismo.

– ISO 9004: Marca las directrices para mantener la eficacia y eficiencia en el Sistema de Gestión de Calidad. Busca mejorar el desempeño de la organización y mejora de satisfacción de clientes.

– ISO 19011: Esta norma orienta a las organizaciones acerca de cómo realizar las auditorías internas tanto de calidad como de medio ambiente.

– ISO 14000: Las serie 14000 son normas basadas en demostrar que la organización trabaja en base a criterios establecidos respetando las normas referentes a medio ambiente.

– ISO 14001: Requisitos de los Sistemas de Gestión de Medio Ambiente. Tras la ISO9001, es la segunda más conocida y se pueden implantar conjuntamente en un “sistema de gestión integrado”. Se encarga de establecer que las organizaciones cumplen los reglamentos legales ambientales marcados en cada territorio.

– ISO 14004: Proporciona orientación sobre el establecimiento, implementación, mantenimiento y mejora de un sistema de gestión ambiental y su coordinación con otros sistemas de gestión.

– ISO 18000: Las 18000 son una serie de normas que rigen los sistemas de salud y seguridad ocupacional.

– ISO 18001 (OSHAS): También muy conocida. Se puede implantar y certificar conjuntamente con la 9001 y la 14001 en un sistema de gestión integrado. La ISO 18001 es la que se encarga de establecer cuáles son las especificaciones para los Sistemas de Gestión de la Seguridad y la Salud (OHSMS). La 18002 marca una guía en Sistemas de Gestión de la Seguridad y la Salud.

– OHSAS 18003: Criterios de Auditoría para los Sistemas de Gestión de la Seguridad y Salud Ocupacional (OHSMS).

– ISO 17001: Contiene los principios y requisitos relativos al elemento que concierne su relación con las normas para la evaluación de la conformidad ya bien sea de un producto o servicio.

– ISO 27001: Se encarga de asegurar las buenas practicas para la seguridad de la información en Sistemas de Gestión de la Seguridad de la Información (SGSI). Marca las especificaciones a realizar para evitar riesgos y mejorar procesos.

– ISO 170001: Norma que se encarga de la accesibilidad universal a cualquier tipo de edificio o transporte, rige una serie de criterios para cumplir con los parámetros establecidos.

– ISO 22000: Otra norma muy extendida, sobre los requisitos que debe cumplir un Sistema de Gestión Alimentario, que asegure la inocuidad de los alimentos. Establece los requisitos para mantener unos estándares de inocuidad de alimentos desde el inicio de su producción hasta el consumidor final

– ISO 16949 (también llamada ISO/TS 16949): Esta norma específica los requisitos particulares de calidad para la aplicación de la ISO 9001 para la producción en serie y de piezas de recambio en la industria automotriz.

– ISO 166000: Esta norma trata de optimizar en las organizaciones la forma de inversión en i+D+I, establece uno requisitos para conseguir unas buenas prácticas de actuación en base su grado de i+D+I.

– ISO 31000: Se encarga de la gestión del riesgo. No establece directrices para el tratamiento de riesgos concretos sino que da orientaciones para la implantación de un sistema de gestión del riesgo que sea compatible con los estándares de gestión de riesgos particulares de cualquier sector y organización.

– ISO 26000: Establece los parámetros para la responsabilidad social, trata de ayudar a las organizaciones a establecer, implementar, mantener y mejorar los marcos o estructuras de RS. Asegurando un buen cumplimiento de acciones sobre accionistas y grupos de interés.

– ISO 28000: Estándar para la gestión de la cadena de suministro buscando minimizar el riesgo de incidencias en la entrega de bienes y suministros, facilitando la rápida y ágil circulación de mercancías en las cadenas de suministro.

2.- CARACTERÍSTICAS. 

Las características más importantes y novedosas son:

• La orientación hacia el cliente 
• La gestión integrada 
• El énfasis en el proceso de negocios 
• La incorporación de la Mejora Continua 
• La medición de la satisfacción del cliente 

3.- ESPECIFICACIONES DE LAS NORMAS PARA OBTENER LA CERTIFICACIÓN.

La certificación es el procedimiento mediante el cual un organismo da una garantía por escrito, de que un producto, un proceso o un servicio están conforme a los requisitos especificados en la norma.

La certificación es en consecuencia el medio que está dando la garantía de la conformidad del producto a normas y otros documentos normativos. La certificación se materializa en un certificado: 

El certificado es un documento emitido conforme a las reglas de un sistema de certificación, que indica con un nivel suficiente de confianza, que un producto, proceso o servicio debidamente identificado, está conforme a una norma o a otro documento normativo especificado.

A.- El proceso de certificación.

Cada Organismo Miembro de la ISO acredita a los Organismos de Certificación para que realicen auditorías y emitan una recomendación; una vez emitida, el Organismo Miembro aprueba el registro para que el Organismo Certificador emita el certificado ISO. (Los certificados no los emite ISO sino el Organismo Certificador o de Registro).

La organización que hace la certificación se llama organismo de certificación o certificador. En Venezuela, contamos con varios organismos que emiten certificados ISO, entre ellos, el Fondo para la Normalización y Certificación de la Calidad (FONDONORMA), en donde generalmente se aportan datos de la empresa tales como: tamaño de la compañía, cantidad y localización de sus instalaciones, productos, cuáles de éstos se incorporarán al registro, quienes serán las personas de contacto para la ISO en la empresa y cómo se documentan y respaldan los procedimientos de acuerdo a los estándares de la Norma.

El siguiente paso es una evaluación preliminar por parte de los auditores del organismo contratado, evaluación que puede dar lugar a sugerencias por parte de éstos para tomar acciones correctivas. Superada esta instancia, se realiza una auditoría completa, de donde surgen las recomendaciones que los auditores elevan al organismo de acreditación. Si una empresa no es aprobada, existen mecanismos para apelar la decisión.

B.- Alcance y vigencia de las certificaciones.

El certificado ISO 9000 es válido solamente para aquellas áreas de la empresa en los cuales se han seguido los pasos de gestión de calidad dictados en la Norma, ya sea desde un proceso particular o un tipo de productos, hasta el proceso de negocios global. Así, es posible encontrar empresas que obtienen un certificado ISO 9001 para una de sus Divisiones, o para una de sus plantas de producción, o para una línea de productos, por ejemplo.

Las certificaciones se otorgan por un período de tres años; durante ese tiempo se deben llevar a cabo auditorías de vigilancia, a cargo del organismo certificador; las mismas se realizan cada 6, 9 o 12 meses, de acuerdo al tamaño y complejidad de la organización. Cumplido ese lapso, la empresa decidirá la conveniencia de una re-certificación.

FORMULARIOS: DEFINICIÓN. OBJETIVOS.

DISEÑO DE FORMULARIOS. CONSIDERACIONES PARA SU ELABORACIÓN. CONTROL DE FORMULARIOS.

1.- FORMULARIOS: DEFINICIÓN. 

Documento impreso destinado a que sea llenado con datos con un fin determinado y en un orden preestablecido, puede ser físico o digital, y se diseña con el propósito de que una persona introduzca una serie de datos en él, ya sea personales, laborales, etc., en algunas zonas concretas del mismo, en donde se escribirán datos variables, que servirán para realizar una serie de datos operaciones de diversa índole. 

Los formularios, sean del tipo que sean, se expiden para una solicitud. Es una forma muy sencilla y, sobre todo rápida y concreta y, al mismo tiempo, facilita la búsqueda y la tramitación de la petición que se realice.

2.- FORMULARIOS: OBJETIVOS. 

Los formularios representan un elemento que da agilidad en la búsqueda y la tramitación de todo tipo de documentación, supone un ahorro económico e incluso una fuente de beneficios si se cobra por este y, al mismo tiempo, supone, por ejemplo, desde el punto de vista de la administración, una uniformidad de criterio y de tramitación para todo el territorio. Para una empresa, la elaboración de formularios para todos sus departamentos, también suponen mayor rapidez tanto en su registro como en la tramitación del mismo.

La finalidad principal del formulario es almacenarlo y guardarlo para que quede registrado información relacionada con las operaciones de la organización, y así, facilitar el flujo de información y el procesamiento de datos, imprimir uniformidad en los procedimientos, sintetizar y relacionar información y por último, dar valor legal a determinadas transacciones.

3.- FORMULARIOS. CARACTERÍSTICAS

Las características mínimas que deben tener todo formulario son las siguientes:

• Sencillez en su diseño.
• Cada formulario debe estar diseñado para un procedimiento específico
• El orden en el cual se solicita la información debe ser realizado en la misma secuencia
• en la cual se generan los datos.
• Las copias deben ser hechas y distribuidas únicamente para aquellos departamentos
• que manejan que manejan la información que contienen los mismos.
• En la medida de lo posible y tomando en cuenta el concepto de costo/beneficio, se
• deben establecer formularios pre numerados.
• Los formularios deben poseer espacios adecuados para las aprobaciones y/o
• autorizaciones.
• Todo formulario debe estar codificado bajo algún esquema, de tal forma que se pueda
• lograr una identificación o asociación del formato a una función o área específica y se
• indique la última fecha de revisión.
• Los formularios deben poseer espacios adecuados para las aprobaciones y/o
• autorizaciones.

4.- CLASES O TIPOS DE FORMULARIOS.

A.- De acuerdo a su presentación pueden ser:

• Formularios simples: documentos que están representados por una sola forma y que no poseen copias anexas.
• Formularios compuestos: poseen más de una hoja, son elaborados bajo un formato predefinido y se almacenan en archivos especiales.

Dentro de este renglón, podemos distinguir los siguientes tipos:

• De bloques.
• Talonarios. 
• Juego listo o snap out.
• Formas continuas.

B.- De acuerdo a su uso pueden ser: 

• Para originar una acción: inician el proceso o procedimiento de un grupo de tareas con cierto objetivo. 
• Para registrar una acción: guardan información que pueden ser requeridas posteriormente. 
• Para informar resultados: muestran cifras o análisis de procesos

C.- Según por su Elaboración:

• Formularios manuales: son llenados en forma totalmente manual.
• Formularios semimecanizados: se llevan en parte manualmente y en parte, a través de un elemento máquina.
• Formularios mecanizados: su elaboración es llevada a cabo totalmente por una computadora.

D.- Según por su Forma:

• Formato Vertical: En él el flujo o la secuencia de las operaciones, va de arriba hacia abajo. Es una lista ordenada de las operaciones de un proceso con toda la información que se considere necesaria, según su propósito.
• Formato Horizontal: En él el flujo o la secuencia de las operaciones, va de izquierda a derecha.
• Formato Panorámico: El proceso entero está representado en una sola Carta y puede apreciarse de una sola mirada mucho más rápidamente que leyendo el texto, lo que facilita su comprensión, aun para personas no familiarizadas. Registra no solo en línea vertical, sino también horizontal, distintas acciones simultáneas y la participación de más de un puesto o departamento que el formato vertical no registra.

E.- Entre otras clasificaciones:

• Según por uso: Interno y Externo
• Según su finalidad: de uso breve, eventual de uso único, provisionales o de prueba, definitivas o reiterativas.
• Según por su empleo: que constituyen documentos fuentes, que constituyen una base de datos.

Todo formulario debe cumplir al menos con los siguientes principios: 

• Facilidad para su relleno 
• Reducción de las posibilidades de error 
• Estética
• Reducción de costos

Para diseñar un adecuado sistema de formularios, debemos contemplar las siguientes etapas:

• Inventario de formularios 
• Análisis de formulario 
• Clasificación de formularios 
• Codificación de formularios 

Sistema de formularios comprende todos los formatos, sus prácticas, normas y reglas que rigen el manejo de información escrita.

5.- DISEÑO DE FORMULARIOS.

El proceso de elaboración del formulario comienza con el diseño del mismo, siguiendo las pautas para el desarrollo exitoso del proceso y para ello se deben cumplir la fase del pre-diseño, diseño y post-diseño, y deben cumplir con los siguientes principios:

• Facilidad para su relleno.
• Reducción de las posibilidades de error.
• Estética
• Reducción de costos.

6.- CONSIDERACIONES PARA SU ELABORACIÓN. CONTROL DE FORMULARIOS.

Debemos considerar ciertos aspectos para elaborar un formulario exitosamente, el primer aspecto a considerar es realizar una revisión y determinar la necesidad del formulario y si existen formularios que compartan en mismo objetivo. Posteriormente elegir el tamaño estándar de papel y letra adecuada para el diseño e impresión, y de ahí elaborar una lista con toda la formación que contendrá el formulario.

Determinar espacios horizontales para cada dato y la mejor distribución de estos, de acuerdo con los responsables de su llenado, que debe ser a mano o a máquina, evitando áreas libres o desperdicios de papel y exceso de zonas sombreadas.

Una vez realizada esta revisión se procede a poner a prueba el formulario, por tres meses y constatar si cumple su objetivo.

Requisitos básicos:

Antes de llevar a cabo la elaboración del formulario se debe crear una actitud mental favorable en aquellas personas que van a hacer uso de dicho formulario, y sobre todo debe presentar el método más sencillo y cómodo para el ingreso de los datos, y al mismo tiempo facilitar el uso de la información una vez que ha sido registrada en la respectiva forma.

7.- PARTES DEL FORMULARIO:

Extremo superior o cabeza: Se utiliza para los datos iníciales del formulario, como identificación del organismo, título o denominación de la forma y otros. Representa la introduccion respecto a la accion que se va a desarrollar en el cuerpo del formulario.

Cuerpo del formulario: Contiene el mayor grupo de datos del formulario, que son los que generan la acción implícita los cuales se determinan, de acuerdo con la información que se desea obtener, mediante la utilización de la forma. Se analizan las decisiones acerca de los datos y la distribución siguiendo una secuencia de colocación.

Extremo inferior o pie: Contiene los datos de cierre o conclusión del formulario, firmas y sellos para aprobar o conformar la información registrada en el cuerpo del mismo, y también se asienta el código de registro 

Objetivo: Llenar las necesidades que las oficinas demandan, son aquellos medios para. Alcanzar un fin.

8.- ANÁLISIS DE FORMULARIOS:

Es una operación que requiere la habilidad y experiencia en el trabajo de formularios, algunas veces es recomendable agotar la existencia antes de implantar los nuevos formularios, aunque muchas veces indica la eliminación de los formularios anteriores e implantar los nuevos.

9.- REQUISITOS BÁSICOS PARA UN BUEN ANÁLISIS.

Todo formulario, bien analizado, debe contener una agrupación lógica de los datos, orden de llenado, de lectura orden conceptual y orden de importancia. Distribución de espacio, títulos claros que definan su función dentro de la forma, instrucciones claras y correctamente ubicadas, tamaño de las letras bien proporcionada y mejor seleccionado.

10.- CONTROL DE FORMULARIOS

Una de las razones más evidentes de la importancia del control es porque hasta el mejor de los planes se puede desviar. El control se emplea para:

Resultado de imagen para control• Crear mejor calidad: Las fallas del proceso se detectan y el proceso se corrige para eliminar errores.

• Enfrentar el cambio: Este forma parte ineludible del ambiente de cualquier organización. Los mercados cambian, la competencia en todo el mundo ofrece productos o servicios nuevos que captan la atención del público. Surgen materiales y tecnologías nuevas. Se aprueban o enmiendan reglamentos gubernamentales. La función del control sirve a los gerentes para responder a las amenazas o las oportunidades de todo ello, porque les ayuda a detectar los cambios que están afectando los productos y los servicios de sus organizaciones.
• Producir ciclos más rápidos: Una cosa es reconocer la demanda de los consumidores para un diseño, calidad, o tiempo de entregas mejorados, y otra muy distinta es acelerar los ciclos que implican el desarrollo y la entrega de esos productos y servicios nuevos a los clientes. Los clientes de la actualidad no solo esperan velocidad, sino también productos y servicios a su medida.
• Agregar valor: Los tiempos veloces de los ciclos son una manera de obtener ventajas competitivas. Otra forma, aplicada por el experto de la administración japonesa Kenichi Ohmae, es agregar valor. Tratar de igualar todos los movimientos de la competencia puede resultar muy costoso y contraproducente.

Ejemplo de Formulario:

MANUALES ADMINISTRATIVOS:

VENTAJAS Y DESVENTAJAS. CLASIFICACIÓN. TIPOS. PROCEDIMIENTO GENERAL PARA ELABORAR MANUALES ADMINISTRATIVOS.

Los manuales administrativos son documentos escritos que concentran en forma sistemática una serie de elementos administrativos con el fin de informar y orientar la conducta de los integrantes de la empresa, unificando los criterios de desempeño y cursos de acción que deberán seguirse para cumplir con los objetivos trazados.

Incluyen las normas legales, reglamentarias y administrativas que se han ido estableciendo en el transcurso del tiempo y su relación con las funciones procedimientos y la forma en la que la empresa se encuentra organizada.

Los Manuales Administrativos representan una guía práctica que se utiliza como herramienta de soporte para la organización y comunicación, que contiene información ordenada y sistemática, en la cual se establecen claramente los objetivos, normas, políticas y procedimientos de la empresa, lo que hace que sean de mucha utilidad para lograr una eficiente administración.

1.- VENTAJAS DE LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS:

• Logra y mantiene un sólido plan de organización.
• Asegura que todos los interesados tengan una adecuada comprensión del plan general y sus propios papeles en la empresa y relaciones pendientes.
• Facilita el estudio de los problemas de la organización.
• Sistematiza la iniciación, aprobación y publicación de las modificaciones necesarias en la organización.
• Sirve como guía para el adiestramiento de novatos.
• Sirve como guía eficaz para la preparación, clasificación y compensación del personal clave.
• Conserva un rico fondo de experiencia administrativa de los funcionarios más antiguos.
• Determina la responsabilidad de cada puesto y su relación con los demás de la organización.
• Evita conflictos jurisdiccionales y yuxtaposición de funciones.
• Pone en claro las fuentes de aprobación y el grado de autoridad de los diversos niveles.
• La información sobre funciones y puestos suele servir como base para la evaluación de puestos y como medio de comprobación del progreso de cada quien.
• Ponen en claro las fuentes de aprobación y el grado de autoridad de los diversos niveles.
• Son una fuente permanente de información sobre el trabajo a ejecutar.
• Ayudan a hacer efectivo los objetivos, las políticas, los procedimientos, las funciones, las normas, etc.
• Aseguran continuidad y coherencia en los procedimientos y normas a través del tiempo.
• Son instrumentos útiles en la capacitación del personal.
• Incrementan la coordinación en la realización del trabajo.
• Posibilitan una delegación efectiva, ya que al existir instrucciones escritas, el seguimiento del supervisor se puede circunscribir al control por excepción.
• Establecen los lineamientos y mecanismos para la correcta ejecución de un trabajo determinado.
• Sirven como base para la realización de estudios de métodos y sistemas, con la finalidad de lograr la agilización, simplificación, automatización o desconcentración de las actividades que se llevan a cabo en las dependencias.
• Auxilian en las labores de auditoría administrativa.

2.- DESVENTAJAS DE LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS

• Muchas compañías consideran que son demasiado pequeñas para necesitar un manual que describa asuntos que son conocidos por todos sus integrantes.
• Algunas consideran que es demasiado caro, limitativo, y laborioso preparar un manual y conservarlo al día.
• Existe el temor de que pueda conducir a una estricta reglamentación y rigidez.

4.- CLASIFICACIÓN Y TIPOS DE MANUALES ADMINISTRATIVOS

Sin restar importancia a la diversidad de Manuales Administrativos que existen dentro de las empresas, para efectos de este texto se hace énfasis en tres tipos de manuales, los cuales son los que ofrecen mayor aporte para la comprensión del tema central objeto de estudio:

• De Organización
• De Normas y Procedimientos
• De Puestos y funciones.

Sin embargo, a modo de información, es necesario también indicar, que existen diversas clasificaciones de los manuales, a los que se designa con nombres diversos, pero que pueden resumirse de la siguiente manera:

• En Generales: Son aquellos que contienen información de aplicación universal para todos los integrantes de la organización.
• Específicos: los que su contenido está dirigido directamente hacía un área, proceso o función particular dentro de la misma.

Por su alcance

• Generales o de aplicación universal.
• Departamentales o de aplicación específica.
• De puestos o aplicación individual.

Por su contenido

• De historia de la empresa o institución.
• De organización.
• De políticas.
• De procedimientos.
• de contenido múltiple (manual de Técnicas)

Por su función específica o área de actividad.

• De personal.
• De ventas.
• De producción o ingeniería.
• De finanzas.
• Generales, que se ocupen de dos o más funciones específicas.
• Otras funciones.

A.- Manual De Organización

Es un manual que explica en forma general y condensada todos aquellos aspectos de observancia general dentro de la empresa, dirigidos a todos sus integrantes para ayudarlos a conocer, familiarizarse e identificarse con ella.

En términos generales, expone con detalle la estructura de la empresa, señala las áreas que la integran y la relación que existe entre cada una de ellas para el logro de los objetivos organizacionales.

B.- Manual De Normas Y Procedimientos

Este Manual describe las tareas rutinarias de trabajo, a través de la descripción de los procedimientos que se utilizan dentro de la organización y la secuencia lógica de cada una de sus actividades, para unificar y controlar de las rutinas de trabajo y evitar su alteración arbitraria.

Ayudan a facilitar la supervisión del trabajo mediante la normalización de las actividades, evitando la duplicidad de funciones y los pasos innecesarios dentro de los procesos, facilitan la labor de la auditoría administrativa, la evaluación del control interno y su vigilancia.

C.- Manual De Puestos Y Funciones

Este Manual contiene las responsabilidades y obligaciones específicas de los diferentes puestos que integran la estructura organizacional, a través de la descripción de las funciones rutinarias de trabajo para cada uno de ellos.

Se utiliza generalmente en aquellas empresas estructuradas de manera funcional, es decir que están divididas en sectores en donde se agrupan los especialistas que tienen entrenamiento e intereses similares, definiendo las características de cada puesto de trabajo, delimitando las áreas de autoridad y responsabilidad, esquematizando las relaciones entre cada función de la organización.

5.- CÓMO ELABORAR UN MANUAL ADMINISTRATIVO

Como mencionamos anteriormente, contar con manuales es fundamental, ya que nos sirven de apoyo y brindan soporte a la estructura de la organización.

Pero para elaborarlos es necesario ejecutar ciertas etapas que nos permitirán obtener de manera óptima un manual administrativo sin importar el que fuere, entre esas etapas están, el estudio preliminar que es lo primero en realizar, ya que con esto podemos conocer en forma global las funciones y actividades que se realizan en el área o áreas donde se va a actuar.

Posteriormente se realiza la recopilación de la información, el cual consiste obtener una descripción lo más detallada y exacta posible de cómo se desarrollan las operaciones que integran el procedimiento y para recopilar dicha información se hace uso de diversas técnicas, como la investigación documental que es la revisión de los archivos de la institución, la observación directa que es ver de manera presencial cómo se ejecutan las actividades en la empresa, la encuesta que es un cuestionario aplicado a los empleados y por último la entrevista, la cual nos permite interactuar a través de una serie de preguntas con los altos directivos de la organización.

Una vez concluida esta etapa se procede a registrar la información, en donde registramos los hechos aplicando un criterio de discriminación.

La integración de la información consiste en el orden y sistematización de los datos a efecto de poder efectuar su análisis.

Y la última etapa que es propiamente el análisis de la información que es el estudio de cada uno de los elementos que integramos en la fase anterior, al finalizar esto, obtenemos el diagnóstico que refleja la realidad de la empresa, procedemos entonces a solicitar la publicación del contenido, para dar a conocer los objetivos y funciones de manera general de la organización, así como las bondades que resultan al elaborar manuales administrativos para una empresa.

6.- CONTENIDO DEL MANUAL 

El manual de organización debe incluir:

- Identificación:

• Nombre oficial del organismo o unidad a que se refiere.
• Título y extensión del manual (general o específico).
• Niveles jerárquicos que comprende.
• Lugar y fecha de la elaboración.
• Numero de revisión, en su caso.
• Unidades responsables de su elaboración.
• Cantidad de ejemplares impresos.

- Índice o contenido.
- Prólogo y / o introducción.
- Directorio.
- Antecedentes históricos.
- Legislación o base legal (marco legal).
- Atribuciones.
- Objetivo.
- Políticas.

- Estructura orgánica:

• Principales puestos y unidades que dependen de ella.
• Líneas de autoridad y responsabilidad.
• Niveles jerárquicos.

- Listado.
- Organogramas.
- Estructural.
- Funcional.
- Funciones.
- Índice de procedimientos.
- Glosario de términos.

7.- MÉTODOS DE RECOLECCIÓN DE DATOS

La información para elaborar su manual se obtendrá utilizando uno o varios de estos métodos:

• Investigación.
• Observación.
• Cuestionarios escritos.
• Entrevistas.

8.- PROCESO DE REDACCIÓN

A.- Principios de la redacción eficaz:

• Uso de la voz activa.
• Escriban en tiempo presente.
• Omita las palabras innecesarias.
• Usen la estructura paralela de ideas coordinadas.
• Evítese incorrecciones y los adjetivos desplazados.
• Evítese los participios mal situados y confusos.
• Eviten las palabras rimbombantes y la jerga
• Exprésese con claridad.
• Sean humanos.

B.- La gran controversia entre los géneros:

• Redacten las frases para que los nombres estén en plural.
• Reemplacen los pronombres con los nombres que representan.
• Omita los pronombres de tercera persona.
• Se pueden utilizar los sufijos del masculino, con los del femenino entre paréntesis.
• Incluya una frase que indique que se usara masculino para referirse a ambos géneros.
• Usen a veces el masculino y, en otras ocasiones, el femenino.

C.- Otras.

• Obras de consulta sobre redacción.
• Técnicas de redacción.
• Lista por pasos.
• Guiones.
• Lógicas de acción y condición.